Instrukcje eksploatacji urządzeń energetycznych – kiedy są wymagane?

W jednym z zakładów produkcyjnych od lat eksploatowano urządzenia produkcyjne i energetyczne. Pracownicy wykonywali codzienną obsługę, dział utrzymania ruchu zlecał przeglądy i serwis firmom zewnętrznym, a sama instalacja działała bez większych zakłóceń.

Produkcja szła zgodnie z planem. Urządzenia pracowały. Serwisy były wykonywane. Dokumentacja techniczna znajdowała się w firmowych segregatorach.

Na pierwszy rzut oka wszystko wydawało się być pod kontrolą.

Od czasu do czasu pojawiała się jednak wątpliwość:

czy na pewno mamy wszystko, czego wymagają przepisy dotyczące eksploatacji urządzeń energetycznych?

Problem, który przez lata pozostawał niewidoczny

Nikt w zakładzie nie potrafił jednoznacznie odpowiedzieć na to pytanie.

Z jednej strony urządzenia były serwisowane, część pracowników posiadała kwalifikacje, a dokumentacja techniczna istniała. Z drugiej strony brakowało pewności, czy organizacja eksploatacji rzeczywiście spełnia wszystkie wymagania prawne.

Sprawa wypłynęła dopiero po kilku latach, gdy zarząd zdecydował się zaprosić audytorów do przeprowadzenia kontroli.

Wśród różnych uwag z audytu pojawiła się jedna, która szczególnie zwróciła uwagę kierownictwa:

brak instrukcji eksploatacji dla urządzeń energetycznych.

To był moment, który uruchomił konkretne działania.

Jeżeli jesteś w podobnej sytuacji, dobrym pierwszym krokiem może być audyt urządzeń energetycznych, który pozwala sprawdzić, czy zakład rzeczywiście spełnia wymagania dotyczące eksploatacji, kwalifikacji, dokumentacji i organizacji prac.

Czy instrukcje trzeba opracować dla wszystkich urządzeń?

Problem polegał na tym, że zakład był duży, a urządzeń było bardzo dużo.

Pojawiło się więc kolejne pytanie:

czy instrukcje eksploatacji trzeba opracować dla wszystkich urządzeń, czy tylko dla wybranych?

Nietrudno było zauważyć, że przygotowanie dokumentacji dla każdego urządzenia oznaczałoby ogrom pracy, znaczne koszty i duże zaangażowanie wielu osób w organizacji.

Potrzebna była więc odpowiedź oparta na przepisach, a nie na domysłach.

Wtedy specjalista ds. BHP poprosił nas o pomoc w ustaleniu, ile instrukcji rzeczywiście trzeba opracować i dla których urządzeń taki obowiązek wynika z przepisów.

Od czego zaczęliśmy?

Pierwszym etapem była identyfikacja urządzeń eksploatowanych w zakładzie.

Następnie określiliśmy, które z nich są urządzeniami energetycznymi w rozumieniu obowiązujących przepisów oraz jakie wymagania dotyczą ich eksploatacji.

Nasza analiza wykazała, że nie trzeba przygotowywać instrukcji eksploatacji urządzeń energetycznych dla wszystkich urządzeń znajdujących się na terenie zakładu.

To bardzo ważny wniosek, ponieważ pozwolił ograniczyć zakres prac do tych urządzeń, dla których przygotowanie instrukcji było rzeczywiście wymagane.

Jeżeli chcesz uporządkować ten etap w swojej firmie, możesz skorzystać z usługi identyfikacji i kwalifikacji urządzeń energetycznych. To pomaga ustalić, które urządzenia podlegają wymaganiom dotyczącym eksploatacji i dla których należy opracować dokumentację.

Szkolenie i uporządkowanie zasad bezpiecznej pracy

Kolejnym krokiem było szkolenie osób odpowiedzialnych za obszar eksploatacji urządzeń energetycznych oraz wspólne opracowanie Instrukcji Organizacji Bezpiecznej Pracy.

Szkolenie pozwoliło uporządkować wiedzę dotyczącą eksploatacji urządzeń energetycznych. Uczestnicy dowiedzieli się m.in.:

• jakie obowiązki wynikają z przepisów,
• kiedy wymagane są instrukcje eksploatacji,
• jakie role występują podczas prowadzenia prac,
• kto odpowiada za organizację bezpiecznej pracy,
• jakie działania należy podjąć, aby cały system działał prawidłowo.

W wielu zakładach samo opracowanie instrukcji eksploatacji nie wystarcza. Potrzebne jest również uporządkowanie zasad organizacyjnych: kto wydaje polecenia, kto dopuszcza do pracy, kto kieruje zespołem, jak wygląda nadzór i jak dokumentuje się prowadzone działania.

Temu właśnie służy Instrukcja Organizacji Bezpiecznej Pracy. Jeżeli taki dokument wymaga przygotowania lub aktualizacji, możemy pomóc w ramach usługi opracowania i aktualizacji Instrukcji Organizacji Bezpiecznej Pracy.

Opracowanie instrukcji eksploatacji urządzeń energetycznych

Dopiero po uporządkowaniu podstaw organizacyjnych przeszliśmy do kolejnego etapu, czyli opracowania instrukcji eksploatacji urządzeń energetycznych.

Instrukcje przygotowaliśmy wyłącznie dla tych urządzeń, dla których taki obowiązek rzeczywiście wynikał z przepisów.

To ważne, ponieważ dobrze przygotowana instrukcja nie powinna być dokumentem tworzonym „na wszelki wypadek”. Powinna wynikać z realnych wymagań prawnych, warunków technicznych i sposobu eksploatacji danego urządzenia.

Więcej o tym, czym jest taki dokument i co powinien zawierać, opisaliśmy tutaj: Instrukcja eksploatacji urządzeń energetycznych.

Jeżeli potrzebujesz przygotować lub zaktualizować taki dokument, sprawdź usługę: opracowanie i aktualizacja instrukcji eksploatacji urządzenia energetycznego.

Dokumentacja techniczna — dodatkowa korzyść z projektu

Prace nad instrukcjami przyniosły jeszcze jedną ważną korzyść.

Osoby odpowiedzialne za eksploatację musiały zebrać i uporządkować dokumentację techniczną urządzeń. W praktyce oznaczało to często poszukiwania w różnych działach, archiwach, biurach i segregatorach.

Nie zawsze było łatwo. Część dokumentów znajdowała się w utrzymaniu ruchu, część u osób odpowiedzialnych za inwestycje, część w dokumentacji przekazanej przez dostawców urządzeń.

Ostatecznie udało się jednak zgromadzić materiały potrzebne do dalszej pracy.

Dzięki temu zakład nie tylko uzupełnił wymagane instrukcje, ale również lepiej zapanował nad dokumentacją techniczną urządzeń.

Instrukcje dopasowane do rzeczywistej pracy

Następnie przeprowadziliśmy wizje lokalne, rozmawialiśmy z pracownikami odpowiedzialnymi za eksploatację urządzeń i analizowaliśmy rzeczywisty sposób ich użytkowania.

To bardzo istotny etap.

Instrukcja eksploatacji nie powinna być jedynie zbiorem przepisanych wymagań z dokumentacji producenta. Powinna odpowiadać realnym warunkom pracy w zakładzie.

Dlatego w przygotowanych dokumentach uwzględniliśmy m.in.:

• sposób użytkowania urządzeń,
• czynności wykonywane przez pracowników,
• zasady prowadzenia prac eksploatacyjnych,
• wymagane kwalifikacje,
• warunki bezpiecznego wykonywania czynności,
• organizację prac przy urządzeniach energetycznych.

Dzięki temu powstały dokumenty, które można było faktycznie wdrożyć, a nie tylko odłożyć do segregatora.

Niespodzianki, które wyszły w trakcie projektu

W trakcie prowadzonego projektu pojawiły się również nieoczekiwane ustalenia.

Okazało się, że część pracowników nie posiada kwalifikacji odpowiadających czynnościom, które rzeczywiście wykonywali przy urządzeniach. Podobny problem dotyczył niektórych firm serwisowych.

Do tej pory nikt nie zwracał na to większej uwagi, ponieważ urządzenia działały bez większych problemów.

Dopiero uporządkowanie obszaru eksploatacji pozwoliło dostrzec te niezgodności.

To częsta sytuacja w zakładach produkcyjnych. Dopóki instalacja działa, temat wydaje się bezpieczny. Problem pojawia się dopiero przy audycie, kontroli, zdarzeniu wypadkowym albo poważniejszej awarii.

Dlatego warto okresowo sprawdzać zgodność obszaru eksploatacji urządzeń energetycznych z wymaganiami. W tym celu można przeprowadzić m.in. audyt zgodności PV i urządzeń energetycznych.

Efekt projektu

Efektem projektu było nie tylko opracowanie wymaganej dokumentacji.

Najważniejsze było uporządkowanie całego obszaru eksploatacji urządzeń energetycznych.

Zakład uzyskał:

• listę urządzeń wymagających szczególnej uwagi,
• informację, dla których urządzeń należy opracować instrukcje eksploatacji,
• uporządkowaną dokumentację techniczną,
• przeszkolone osoby odpowiedzialne za ten obszar,
• Instrukcję Organizacji Bezpiecznej Pracy,
• instrukcje eksploatacji dla wymaganych urządzeń,
• wskazanie braków w kwalifikacjach pracowników i firm serwisowych,
• rekomendacje dalszych działań niezbędnych do osiągnięcia pełnej zgodności.

W praktyce projekt pozwolił przejść od stanu niepewności do konkretnego planu działania.

Jak możemy pomóc?

Jeżeli również stoisz przed podobnym wyzwaniem, możemy pomóc Ci uporządkować obszar eksploatacji urządzeń energetycznych w Twojej firmie.

Najczęściej wspieramy zakłady w takich działaniach jak:

1. Audyt urządzeń energetycznych
   Sprawdzenie aktualnego stanu zgodności, dokumentacji, kwalifikacji i organizacji prac.
2. Identyfikacja i kwalifikacja urządzeń energetycznych
   Ustalenie, które urządzenia w zakładzie są urządzeniami energetycznymi i jakie wymagania ich dotyczą.
3. Opracowanie lub aktualizacja Instrukcji Organizacji Bezpiecznej Pracy
   Uporządkowanie zasad organizacji prac eksploatacyjnych, odpowiedzialności i ról.
4. Opracowanie lub aktualizacja instrukcji eksploatacji urządzeń energetycznych
   Przygotowanie instrukcji zgodnych z wymaganiami i dopasowanych do rzeczywistych warunków pracy.
5. Audyt zgodności PV i urządzeń energetycznych
   Ocena zgodności instalacji i dokumentacji z wymaganiami dotyczącymi eksploatacji urządzeń energetycznych.

Nie czekaj, aż problem wyjdzie podczas kontroli

Brak instrukcji eksploatacji, niepełna dokumentacja techniczna, niewłaściwe kwalifikacje pracowników albo niejasny podział odpowiedzialności to problemy, które często przez lata pozostają niewidoczne.

Do czasu audytu, kontroli, awarii albo zdarzenia wypadkowego.

Jeżeli jesteś po audycie, przygotowujesz się do kontroli albo po prostu czujesz, że warto uporządkować zasady eksploatacji urządzeń energetycznych w swojej firmie – SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI.

Porozmawiamy o Twojej sytuacji, przeanalizujemy potrzeby i zaproponujemy rozwiązanie dopasowane do Twojego zakładu.