Nowoczesny model eksploatacji – jak mądrze dzielić odpowiedzialność w outsourcingu?
Sekura Medio – Krzysztof Dudziak
Outsourcing eksploatacji urządzeń energetycznych jeszcze kilkanaście lat temu był rozwiązaniem niszowym. Dziś staje się standardem i to nie tylko w dużych zakładach produkcyjnych, ale także w mniejszych przedsiębiorstwach, które szukają sposobu na bezpieczne, tańsze i bardziej przewidywalne utrzymanie ruchu.
Jednak outsourcing nie jest prostym „zleceniem usługi”. To model współpracy, który działa tylko wtedy, gdy granice odpowiedzialności są bardzo jasno wyznaczone.
Właśnie o tym jest ten artykuł: o nowoczesnym podejściu do eksploatacji, w którym właściciel urządzeń i firma zewnętrzna tworzą dwa uzupełniające się filary procesu.
Dlaczego klasyczny model eksploatacji przestał wystarczać?
Bo świat się zmienił. Urządzenia są bardziej skomplikowane, normy ostrzejsze, a wymogi bezpieczeństwa rosną z roku na rok. Utrzymywanie pełnych kompetencji technicznych wewnątrz organizacji jest coraz trudniejsze.
„Nie chcemy samodzielnie wykonywać przeglądów i napraw. Chcemy, aby zrobił to ktoś, kto robi to zawodowo, codziennie i w wielu zakładach.”
I słusznie. Outsourcing daje dostęp do specjalistów, narzędzi, aktualnych norm i doświadczenia, którego nie da się zbudować ad-hoc.
Bez jasnego podziału odpowiedzialności powstaje chaos.
Nowoczesny model eksploatacji: dwa filary i jedna zasada
Dzisiejszy model zakłada, że:
- Właściciel urządzeń zarządza procesem.
- Firma zewnętrzna realizuje eksploatację techniczną.
Rola właściciela urządzeń: ramy, standardy, bezpieczeństwo
Właściciel urządzeń energetycznych nie wykonuje prac eksploatacyjnych. Nie przygotowuje strefy pracy, nie zakłada blokad, nie przeprowadza pomiarów i nie demontuje elementów instalacji.
1. Tworzenie ram organizacyjnych
- zapewnienie aktualnych instrukcji (IOBP, IEUE, procedury BHP i PPOŻ),
- przekazanie wiedzy o zagrożeniach na terenie zakładu,
- wyznaczenie Koordynatora prac (zgodnie z art. 208 Kp).
2. Zgodność i nadzór nad procesem
- kontrolowanie, czy prace są wykonywane przez uprawnione osoby,
- dopuszczenie do prac,
- weryfikacja dokumentów formalnych.
3. Odbiór i archiwizacja dokumentacji
Po zakończeniu prac to właściciel przechowuje protokoły, raporty, pomiary i potwierdzenia.
Rola firmy zewnętrznej: technika, odpowiedzialność, kompetencje
1. Organizację pracy
- wyznaczenie poleceniodawcy, koordynującego, dopuszczającego i kierującego zespołem,
- planowanie prac i ocena ryzyka,
- zebranie wymaganych kwalifikacji (E/D, UDT).
2. Bezpieczne wykonanie prac
- przygotowanie i zabezpieczenie strefy pracy,
- izolacja energii (Lockout/Tagout),
- dokumentowanie wykonanych czynności,
- użycie odpowiednich narzędzi i sprzętu.
3. Kompletna dokumentacja
- protokoły pomiarowe,
- raporty serwisowe,
- oświadczenia, IBWR, listy kontrolne.
Gdzie spotykają się obie strony? W koordynacji.
- dostęp do obiektu,
- wyłączenia i przekazania urządzeń,
- kontrola zagrożeń dla innych osób lub procesów,
- współpraca kilku pracodawców w jednym miejscu.
Właściciel urządzeń zapewnia koordynację, wykonawca zapewnia technikę i bezpieczeństwo.
Największe korzyści nowoczesnego modelu
- mniej incydentów, mniej awarii, lepsza dokumentacja,
- mniej konfliktów i szybsze przeglądy,
- jasne role → większe bezpieczeństwo.
Gdzie pojawiają się błędy?
- mieszanie ról,
- ingerowanie w decyzje techniczne,
- nieaktualna dokumentacja,
- brak osoby odpowiedzialnej za strefę pracy.
Outsourcing to nie moda, to konieczność
Outsourcing działa tylko wtedy, gdy właściciel urządzeń zarządza procesem, wykonawca bierze odpowiedzialność za technikę, a obie strony współpracują na jasnych zasadach.
Jeżeli po lekturze widzisz, że w Twojej organizacji także warto uporządkować zasady współpracy z firmami zewnętrznymi — Sekura Medio jest od tego.
Tworzymy Instrukcje Organizacji Bezpiecznej Pracy oraz Instrukcje Eksploatacji Urządzeń Energetycznych, które zamieniają chaos w proces i realnie podnoszą poziom bezpieczeństwa.
Dowiedz się więcej:
Opracowanie IOBP →
FAQ – Nowoczesny model eksploatacji i odpowiedzialność w outsourcingu
Dlaczego outsourcing eksploatacji staje się standardem?
Bo utrzymywanie pełnych kompetencji technicznych wewnątrz organizacji jest coraz trudniejsze i bardziej kosztowne. Outsourcing daje dostęp do specjalistów, narzędzi i aktualnych norm bez konieczności budowania własnych zespołów.
Co najczęściej psuje współpracę z firmą zewnętrzną?
Zwykle nie technika, ale organizacja. Największym problemem jest brak jasnego podziału odpowiedzialności – gdy nie wiadomo, kto odpowiada za przygotowanie strefy pracy, kto ją zabezpiecza, a kto podejmuje decyzje techniczne.
Czy właściciel urządzeń powinien wykonywać prace eksploatacyjne?
W nowoczesnym modelu – nie. Właściciel urządzeń zarządza procesem, wyznacza ramy bezpieczeństwa i koordynuje, ale sama eksploatacja techniczna (przygotowanie strefy, blokady, pomiary) jest po stronie firmy zewnętrznej.
Za co dokładnie odpowiada firma zewnętrzna?
Firma zewnętrzna bierze na siebie całość strony technicznej, w tym m.in.:
- planowanie prac i ocenę ryzyka,
- izolację energii i zabezpieczenie strefy pracy,
- wyznaczanie funkcji (poleceniodawca, dopuszczający, kierujący zespołem),
- prowadzenie dokumentacji zgodnie z aktualnymi normami.
Jakie korzyści daje wdrożenie nowoczesnego modelu eksploatacji?
Najczęściej obserwowane efekty to m.in.:
- wyższy poziom bezpieczeństwa i mniej incydentów,
- spójna, kompletna dokumentacja,
- przewidywalne koszty i mniej „gaszenia pożarów”,
- mniej konfliktów między właścicielem a wykonawcą.
Gdzie najczęściej pojawiają się błędy w podziale odpowiedzialności?
Najczęściej tam, gdzie:
- role właściciela i wykonawcy mieszają się,
- właściciel ingeruje w decyzje techniczne wykonawcy,
- dokumentacja nie jest aktualizowana,
- nikt formalnie nie odpowiada za strefę pracy i zabezpieczenie energii.
Kiedy warto skorzystać ze wsparcia konsultanta zewnętrznego?
Gdy dokumentacja eksploatacyjna jest niespójna, przestarzała lub „rozsypana” po różnych plikach, a współpraca z firmami zewnętrznymi powoduje napięcia i niejasności. Wtedy warto uporządkować IOBP i IEUE z pomocą doświadczonego konsultanta.
Czy outsourcing eksploatacji jest zawsze tańszy?
Nie zawsze jest najtańszy wprost „na fakturze”, ale często okazuje się bardziej opłacalny w dłuższej perspektywie – dzięki mniejszej liczbie awarii, lepszemu bezpieczeństwu i mniejszym kosztom błędów organizacyjnych.