Pracownik zgłasza problem? Reakcja lidera zdecyduje, czy zrobi to ponownie.

Pracownik mówi:

„Nie zdążymy wykonać tego zadania bezpiecznie w czasie, który mamy”.

Przełożony może odpowiedzieć na kilka sposobów.

Może uznać tę informację za wymówkę. Może przypomnieć, że termin nie podlega dyskusji. Może również powiedzieć:

„Nie przychodź do mnie z problemem, jeśli nie masz rozwiązania”.

Każda z tych reakcji wysyła pracownikowi określony komunikat. Nie tylko o tym, jak należy wykonać bieżące zadanie, ale również o tym, czy w przyszłości warto zgłaszać kolejne nieprawidłowości.

Przełożony może jednak zareagować inaczej:

„Zatrzymajmy się. Powiedz, co dokładnie utrudnia bezpieczne wykonanie tej pracy”.

To jedno zdanie nie rozwiązuje problemu. Otwiera jednak drogę do ustalenia faktów, oceny zagrożenia i znalezienia odpowiedniego działania.

Zgłoszenie problemu nie może zależeć od gotowego rozwiązania

Warto zachęcać pracowników, aby poza wskazaniem problemu przedstawiali również swoje obserwacje i propozycje zmian. Osoby wykonujące daną pracę często najlepiej widzą:

• które czynności są trudne do wykonania zgodnie z instrukcją,
• gdzie pojawia się presja czasu,
• jakich narzędzi lub informacji brakuje,
• które polecenia są niejednoznaczne,
• w jakich sytuacjach pracownicy zaczynają stosować ryzykowne skróty.

Nie oznacza to jednak, że pracownik powinien zgłaszać problem dopiero wtedy, gdy sam znajdzie kompletne rozwiązanie.

Może prawidłowo rozpoznać zagrożenie, ale nie mieć wiedzy o wszystkich uwarunkowaniach technicznych, prawnych, organizacyjnych lub finansowych. Może również nie mieć kompetencji do podjęcia decyzji, która wykracza poza jego stanowisko.

Dlatego właściwa kolejność powinna być następująca:

1. zgłoszenie problemu lub zagrożenia,
2. zabezpieczenie sytuacji,
3. ustalenie faktów i możliwych przyczyn,
4. poszukiwanie rozwiązań,
5. podjęcie decyzji i przekazanie informacji zwrotnej.

Propozycja pracownika może być bardzo cenna, ale nie powinna stanowić warunku przyjęcia zgłoszenia.

Najpierw bezpieczeństwo, później analiza

Jeżeli zgłoszenie wskazuje na bezpośrednie zagrożenie życia lub zdrowia, priorytetem nie jest dyskusja o najlepszym rozwiązaniu, lecz zabezpieczenie sytuacji.

Ogólne przepisy BHP wymagają, aby w razie stwierdzenia takiego zagrożenia osoba kierująca pracownikami niezwłocznie wstrzymała pracę i podjęła działania zmierzające do jego usunięcia. Pracodawca powinien również ustalić sposób rejestrowania nieprawidłowości oraz metody ich usuwania.

Oznacza to, że pytanie o propozycję pracownika nie może opóźniać reakcji na rzeczywiste zagrożenie.

Najważniejsza jest reakcja przełożonego

Lider może poprosić pracownika o przedstawienie rozwiązania. Musi jednak stworzyć warunki, w których pracownik nie boi się tego zrobić.

Nie każdy pomysł będzie możliwy do wdrożenia. Nie każda propozycja okaże się zgodna z przepisami, procedurami, budżetem lub możliwościami technicznymi organizacji.

To naturalne.

Problem zaczyna się wtedy, gdy przełożony reaguje słowami:

„Jak tego słucham, to wychodzi, że jesteś do zwolnienia”.

Taka reakcja nie usuwa zagrożenia. Usuwa jedynie gotowość pracownika do mówienia o nim.

Następnym razem pracownik może nie przedstawić propozycji. Może również nie zgłosić samego problemu.

Reakcje, które mogą zamknąć rozmowę

Niektóre odpowiedzi sprawiają, że uwaga przełożonego przenosi się z problemu na osobę, która go zgłosiła.

Przykłady:

„Skoro nie wiesz, co zrobić, to po co przychodzisz?”

„Zawsze widzisz tylko problemy”.

„Inni jakoś sobie radzą”.

„Zrób tak jak wcześniej i nie komplikuj”.

„Jeżeli nie zdążysz, będziemy rozmawiać o konsekwencjach”.

Takie komunikaty mogą spowodować, że pracownik następnym razem:

• nie przedstawi własnej propozycji,
• zgłosi problem dopiero wtedy, gdy sytuacja się pogorszy,
• spróbuje samodzielnie obejść trudność,
• przemilczy zagrożenie,
• ostrzeże jedynie najbliższych współpracowników, omijając formalną drogę zgłoszenia.

Przełożony może wówczas odnieść wrażenie, że problemów jest mniej. W rzeczywistości może mieć jedynie mniej informacji o tym, co dzieje się podczas wykonywania pracy.

Pracownicy obserwują, co dzieje się po zgłoszeniu problemu

Kultura bezpieczeństwa nie powstaje wyłącznie dzięki regulaminom, instrukcjom i hasłom zawieszonym na ścianach.

Tworzy się w codziennych sytuacjach, w których pracownik sprawdza:

• czy przełożony słucha,
• czy zadaje pytania,
• czy szuka rozwiązania, czy winnego,
• czy docenia zgłoszenie zagrożenia,
• czy wyciąga konsekwencje wobec osoby, która powiedziała o problemie,
• czy zgłoszone uwagi prowadzą do realnych zmian.

Na tej podstawie podejmują decyzję, czy warto zabierać głos.

Jedno zapewnienie, że „bezpieczeństwo jest najważniejsze”, nie wystarczy, jeśli codzienne decyzje wysyłają zespołowi inny komunikat.

Pracownick obserwuje przede wszystkim to, co dzieje się wtedy, gdy bezpieczeństwo zaczyna konkurować z terminem, wynikiem, kosztami albo oczekiwaniami klienta.

Jeśli zgłoszenie problemu kończy się atakiem lub ośmieszeniem, zespół zaczyna milczeć. Jeśli prowadzi do rzeczowej rozmowy, pracownicy stają się ważnym źródłem informacji o rzeczywistym przebiegu pracy.

Proste ćwiczenie, które ujawnia prawdziwe problemy

Podczas szkoleń BHP, szkoleń dla osób kierujących pracownikami oraz szkoleń dotyczących organizacji prac przy urządzeniach energetycznych wykorzystujemy ćwiczenia odnoszące się do rzeczywistych stanowisk pracy.

Jedno z nich brzmi:

Wybierz jedno stanowisko w swoim obszarze i odpowiedz: co może pójść źle, jeśli pracownik będzie chciał wykonać zadanie szybko?

Uczestnicy analizują konkretne zadanie, możliwe skutki pośpiechu oraz warunki, które sprzyjają podejmowaniu ryzyka.

Ćwiczenie nie kończy się na wymienieniu zagrożeń. Każda para ma zaproponować jedną konkretną zmianę organizacyjną, którą można wdrożyć lub przedstawić kierownictwu.

Rozwiązaniem może być między innymi:

• zmiana kolejności wykonywania czynności,
• poprawa przygotowania stanowiska,
• jednoznaczne określenie odpowiedzialności,
• zapewnienie odpowiednich narzędzi,
• zmiana sposobu planowania pracy,
• dodatkowa weryfikacja przed rozpoczęciem zadania,
• ograniczenie presji czasu.

Wyniki ćwiczenia często pokazują więcej niż prezentacja pełna przepisów i definicji. A celem ćwiczenia nie jest samo wymienienie zagrożeń. Uczestnicy powinni przejść od obserwacji do propozycji konkretnej zmiany.

„Nie wiedziałem” może być początkiem dobrej zmiany

Podczas omawiania ćwiczeń zdarza się, że osoba kierująca pracownikami mówi:

„Nie wiedziałem, że tak to wygląda”.

Samo przyznanie, że kierownictwo nie znało rzeczywistego sposobu wykonywania pracy, nie jest jeszcze problemem. Może być początkiem potrzebnej zmiany.

Dobry lider dopyta:

• Jak często występuje taka sytuacja?
• Dlaczego pracownicy postępują w ten sposób?
• Co utrudnia wykonanie zadania zgodnie z zasadami?
• Jak możemy poprawić organizację pracy?
• Co należy zmienić w pierwszej kolejności?

W ten sposób informacja ujawniona podczas szkolenia prowadzi do działania.

Zdarzają się również grupy, w których kierownictwo od razu dostrzega wartość ćwiczenia i chce wykorzystywać podobne pytania podczas odpraw lub spotkań zespołowych.

To dobry kierunek. Rozmowa o zagrożeniach nie powinna odbywać się tylko raz w roku podczas szkolenia. Powinna stać się elementem codziennego zarządzania.

Dobre szkolenie BHP powinno uruchamiać rozmowę

Skuteczne szkolenie BHP nie powinno ograniczać się do przekazania przepisów, definicji i listy obowiązków.

Pracownicy często znają podstawowe zasady. Wiedzą, że należy przestrzegać instrukcji, stosować środki ochrony i unikać ryzykownych zachowań.

Trudniejsze pytanie brzmi: dlaczego w praktyce czasami postępują inaczej?

Przyczyną może być między innymi:

• presja czasu,
• niewłaściwe przygotowanie pracy,
• brak odpowiedniego wyposażenia,
• niejasny podział obowiązków,
• sprzeczne polecenia,
• akceptowanie ryzykownych skrótów,
• różnica między procedurą a rzeczywistymi warunkami,
• przekonanie, że wynik jest ważniejszy niż sposób wykonania pracy.

Dobre szkolenie pomaga te mechanizmy nazwać. Daje uczestnikom możliwość rozmowy o prawdziwych sytuacjach, pozwala te sytuacje nazwać i przeanalizować. Może również ujawnić informacje, których nie widać w dokumentacji, ocenie ryzyka ani statystykach wypadkowych.

Dlatego podczas szkoleń Sekura Medio wykorzystujemy:

• ćwiczenia odnoszące się do rzeczywistych stanowisk,
• analizę konkretnych przypadków,
• pytania problemowe,
• doświadczenia uczestników,
• pracę nad propozycjami zmian organizacyjnych.

Celem nie jest wyłącznie przekazanie wiedzy. Chodzi również o rozwinięcie umiejętności rozpoznawania zagrożeń, analizowania przyczyn i przechodzenia od problemu do konkretnego działania.

Przełożony nie musi znać każdej odpowiedzi

Rolą osoby kierującej pracownikami nie jest samodzielne rozwiązywanie wszystkich problemów.

Jej zadaniem jest stworzenie warunków, w których można:

• bezpiecznie zgłosić nieprawidłowość,
• ustalić fakty,
• ocenić możliwe konsekwencje,
• zabezpieczyć pracę,
• włączyć zespół w poszukiwanie rozwiązania,
• podjąć decyzję,
• sprawdzić, czy wprowadzona zmiana działa.

Zasada „nie przychodź tylko z problemem” może rozwijać samodzielność, ale wyłącznie wtedy, gdy nie zamienia się w zakaz zgłaszania trudności bez gotowej odpowiedzi.

Pracownik musi mieć prawo przyjść z obserwacją, wątpliwością albo propozycją, która nie jest jeszcze doskonała.

To reakcja przełożonego może zdecydować, czy następnym razem pracownik:

• przyjdzie z gotowym rozwiązaniem,
• zgłosi sam problem,
• czy wybierze milczenie.

W obszarze bezpieczeństwa pracy milczenie nie jest neutralne. Ogranicza dostęp do informacji o tym, jak praca jest wykonywana w rzeczywistości i gdzie mogą powstawać zagrożenia.

Chcesz przećwiczyć z kadrą kierowniczą reakcje na rzeczywiste zgłoszenia z Twojego zakładu?

Jako Sekura Medio prowadzimy praktyczne szkolenia BHP i warsztaty dla osób kierujących pracownikami. Program zajęć dopasowujemy do stanowisk, procesów i problemów występujących w danej organizacji.

Podczas szkolenia uczestnicy analizują rzeczywiste sytuacje, rozpoznają przyczyny nieprawidłowości i przygotowują propozycje działań, które można wykorzystać po zakończeniu zajęć.

Prowadzimy również:

• szkolenia BHP dla pracowników i osób kierujących pracownikami,
• Odpowiedzialność prawna Pracodawcy i osób kierujących pracownikami,
• szkolenia dotyczące organizacji bezpiecznej pracy,
• szkolenia z zakresu prac przy urządzeniach energetycznych,
• warsztaty rozwijające kulturę bezpieczeństwa.

Pamiętajmy, że szkolenie może być nie tylko realizacją obowiązku, ale również impulsem do poprawy komunikacji, organizacji pracy i bezpieczeństwa.

Sekura Medio – szkolenia oparte na praktyce

W Sekura Medio prowadzimy szkolenia w sposób, który angażuje uczestników i odnosi wymagania prawne do rzeczywistych warunków pracy.

Wykorzystujemy ćwiczenia, analizę przypadków, pytania problemowe i doświadczenia uczestników. Nie ograniczamy się do przekazania wiedzy. Pomagamy pracownikom i kadrze kierowniczej rozpoznawać zagrożenia, analizować sposób organizacji pracy oraz formułować konkretne propozycje zmian.

Program i sposób prowadzenia szkolenia dopasowujemy do specyfiki organizacji, stanowisk pracy oraz rzeczywistych wyzwań występujących w zakładzie.

Krzysztof Dudziak

Najczęściej zadawane pytania

Czy pracownik powinien zgłaszać problem, jeśli nie ma gotowego rozwiązania?

Tak. Brak gotowego rozwiązania nie powinien powstrzymywać pracownika przed zgłoszeniem zagrożenia, nieprawidłowości lub problemu organizacyjnego. Szczególnie w obszarze BHP szybkie przekazanie informacji może zapobiec wypadkowi.

Warto jednak zachęcać pracowników, aby — w miarę swoich możliwości — przedstawiali również własne obserwacje i propozycje działań.

Jak lider powinien reagować na zgłoszony problem?

Przełożony powinien przede wszystkim wysłuchać pracownika, dopytać o szczegóły i ocenić możliwe konsekwencje sytuacji.

Zamiast od razu szukać winnego, warto zapytać o przyczynę problemu, dotychczasowe działania oraz możliwe rozwiązania. Taka reakcja zwiększa szansę, że pracownicy będą zgłaszać również kolejne zagrożenia.

Czy każda propozycja pracownika musi zostać wdrożona?

Nie. Nie wszystkie pomysły będą możliwe do zastosowania ze względów prawnych, technicznych, organizacyjnych lub finansowych.

Ważne jest jednak, aby propozycja została potraktowana poważnie, a pracownik otrzymał informację, dlaczego dane rozwiązanie zostało przyjęte, zmodyfikowane albo odrzucone.

Dlaczego pracownicy ukrywają problemy i zagrożenia?

Najczęstszą przyczyną jest obawa przed krytyką, ośmieszeniem lub konsekwencjami. Pracownicy mogą również uważać, że zgłoszenie niczego nie zmieni, zwłaszcza jeśli wcześniejsze uwagi były ignorowane.

Na otwartość zespołu wpływa więc nie tylko formalny system zgłoszeń, ale przede wszystkim codzienna reakcja przełożonych.

Jak zachęcić pracowników do proponowania rozwiązań?

Pomagają proste pytania: „Co według Ciebie można zmienić?”, „Jak ograniczyć to ryzyko?” lub „Czego potrzebujesz, aby wykonać zadanie bezpieczniej?”.

Warto również omawiać zgłoszone pomysły podczas odpraw, informować o wdrożonych zmianach i doceniać osoby, które zwracają uwagę na zagrożenia.

Jak szkolenie BHP może wspierać kulturę bezpieczeństwa?

Dobre szkolenie BHP nie ogranicza się do przedstawienia przepisów. Powinno angażować uczestników w analizowanie rzeczywistych sytuacji, rozpoznawanie przyczyn zagrożeń i przygotowywanie propozycji usprawnień.

Ćwiczenia oparte na konkretnych stanowiskach pracy pozwalają ujawnić problemy, których często nie widać w dokumentacji.

Jakie ćwiczenia warto stosować podczas szkoleń dla kierowników?

Skuteczne są zadania odnoszące się do codziennej pracy. Przykładowe pytanie brzmi: „Co może pójść źle, jeśli pracownik będzie chciał wykonać to zadanie szybko?”.

Następnie uczestnicy wskazują jedną zmianę organizacyjną, która może ograniczyć ryzyko. Takie ćwiczenie rozwija umiejętność przechodzenia od problemu do konkretnego działania.

Dla kogo przeznaczone są praktyczne szkolenia Sekura Medio?

Szkolenia Sekura Medio są kierowane między innymi do pracowników, osób kierujących pracownikami, kadry zarządzającej oraz osób odpowiedzialnych za organizację bezpiecznej pracy.

Zakres i forma zajęć mogą zostać dopasowane do specyfiki zakładu, stanowisk pracy i rzeczywistych wyzwań występujących w organizacji.

Dlaczego warto wybrać Sekura Medio jako partnera szkoleniowego?

Sekura Medio łączy wymagania prawne z praktyczną analizą warunków pracy. Podczas szkoleń wykorzystywane są ćwiczenia, dyskusje i przykłady odnoszące się do codziennych sytuacji uczestników.

Dzięki temu szkolenie może nie tylko zwiększać wiedzę, ale również wspierać komunikację, zaangażowanie pracowników i rozwój kultury bezpieczeństwa.

a