Pracownik zgłasza problem? Reakcja lidera zdecyduje, czy zrobi to ponownie.

„Nie przychodź do mnie z problemem, jeśli nie masz co najmniej jednej propozycji jego rozwiązania”.

To zdanie może rozwijać samodzielność pracowników. Może też jednak doprowadzić do ukrywania problemów – wszystko zależy od reakcji przełożonego.

Jeżeli lider zachęca do myślenia, słucha i pozwala przedstawiać nawet niedoskonałe pomysły, pracownicy zaczynają aktywnie uczestniczyć w poprawie organizacji pracy.

Jeżeli natomiast każda nietrafiona propozycja spotyka się z krytyką, ośmieszeniem lub groźbą konsekwencji, ludzie szybko uczą się jednej rzeczy: lepiej niczego nie zgłaszać.

W obszarze BHP takie milczenie może mieć poważne skutki.

Nie tylko problem, ale również propozycja rozwiązania

Samo zgłaszanie problemów jest potrzebne. Szczególnie wtedy, gdy dotyczą one zagrożeń, nieprawidłowej organizacji pracy lub sytuacji, które mogą doprowadzić do wypadku.

Warto jednak uczyć pracowników, aby poza opisem trudności próbowali również odpowiedzieć na pytania:

• Co dokładnie może pójść źle?
• Z czego wynika problem?
• Jak można ograniczyć ryzyko?
• Co możemy zmienić od razu?
• Jakiej decyzji lub pomocy potrzebujemy od przełożonego?

Dzięki temu pracownik nie ogranicza się do przekazania komunikatu: „mamy problem”. Zaczyna analizować sytuację i współtworzyć rozwiązanie.

Nawet niedoskonała propozycja może być dobrym początkiem rozmowy.

Najważniejsza jest reakcja przełożonego

Lider może poprosić pracownika o przedstawienie rozwiązania. Musi jednak stworzyć warunki, w których pracownik nie boi się tego zrobić.

Nie każdy pomysł będzie możliwy do wdrożenia. Nie każda propozycja okaże się zgodna z przepisami, procedurami, budżetem lub możliwościami technicznymi organizacji.

To naturalne.

Problem zaczyna się wtedy, gdy przełożony reaguje słowami:

„Jak tego słucham, to wychodzi, że jesteś do zwolnienia”.

Taka reakcja nie usuwa zagrożenia. Usuwa jedynie gotowość pracownika do mówienia o nim.

Następnym razem pracownik może nie przedstawić propozycji. Może również nie zgłosić samego problemu.

Pracownicy obserwują, co dzieje się po zgłoszeniu problemu

Kultura bezpieczeństwa nie powstaje wyłącznie dzięki regulaminom, instrukcjom i hasłom zawieszonym na ścianach.

Powstaje w codziennych sytuacjach.

Pracownicy obserwują:

• czy przełożony słucha,
• czy zadaje pytania,
• czy szuka rozwiązania, czy winnego,
• czy docenia zgłoszenie zagrożenia,
• czy wyciąga konsekwencje wobec osoby, która powiedziała o problemie,
• czy zgłoszone uwagi prowadzą do realnych zmian.

Na tej podstawie podejmują decyzję, czy warto zabierać głos.

Jeśli zgłoszenie problemu kończy się atakiem lub ośmieszeniem, zespół zaczyna milczeć. Jeśli prowadzi do rzeczowej rozmowy, pracownicy stają się ważnym źródłem informacji o rzeczywistym przebiegu pracy.

Proste ćwiczenie, które ujawnia prawdziwe problemy

Podczas szkoleń BHP, szkoleń dla osób kierujących pracownikami oraz szkoleń dotyczących organizacji prac przy urządzeniach energetycznych wykorzystujemy ćwiczenia odnoszące się do rzeczywistych stanowisk pracy.

Jedno z nich brzmi:

Wybierz jedno stanowisko w swoim obszarze i odpowiedz: co może pójść źle, jeśli pracownik będzie chciał wykonać zadanie szybko?

Uczestnicy analizują konkretne zadanie, możliwe skutki pośpiechu oraz warunki, które sprzyjają podejmowaniu ryzyka.

Ćwiczenie nie kończy się na wymienieniu zagrożeń. Każda para ma zaproponować jedną konkretną zmianę organizacyjną, którą można wdrożyć lub przedstawić kierownictwu.

Może to być na przykład:

• zmiana kolejności wykonywania czynności,
• poprawa przygotowania stanowiska,
• jednoznaczne określenie odpowiedzialności,
• zapewnienie odpowiednich narzędzi,
• zmiana sposobu planowania pracy,
• dodatkowa weryfikacja przed rozpoczęciem zadania,
• ograniczenie presji czasu.

Wyniki ćwiczenia często pokazują więcej niż prezentacja pełna przepisów i definicji.

„Nie wiedziałem” może być początkiem dobrej zmiany

Podczas omawiania ćwiczeń zdarza się, że osoba kierująca pracownikami mówi:

„Nie wiedziałem, że tak to wygląda”.

Samo przyznanie, że kierownictwo nie znało rzeczywistego sposobu wykonywania pracy, nie jest jeszcze problemem. Może być początkiem potrzebnej zmiany.

Dobry lider dopyta:

• Jak często występuje taka sytuacja?
• Dlaczego pracownicy postępują w ten sposób?
• Co utrudnia wykonanie zadania zgodnie z zasadami?
• Jak możemy poprawić organizację pracy?
• Co należy zmienić w pierwszej kolejności?

W ten sposób informacja ujawniona podczas szkolenia prowadzi do działania.

Zdarzają się również grupy, w których kierownictwo od razu dostrzega wartość ćwiczenia i chce wykorzystywać podobne pytania podczas odpraw lub spotkań zespołowych.

To dobry kierunek. Rozmowa o zagrożeniach nie powinna odbywać się tylko raz w roku podczas szkolenia. Powinna stać się elementem codziennego zarządzania.

Dobre szkolenie BHP uruchamia rozmowę

Skuteczne szkolenie BHP nie powinno polegać wyłącznie na przekazaniu uczestnikom kolejnych informacji.

Pracownicy często znają podstawowe zasady. Wiedzą, że należy przestrzegać instrukcji, stosować środki ochrony i unikać ryzykownych zachowań.

Trudniejsze pytanie brzmi: dlaczego w praktyce czasami postępują inaczej?

Przyczyną może być:

• presja czasu,
• niewłaściwe przygotowanie pracy,
• brak odpowiedniego wyposażenia,
• niejasny podział obowiązków,
• sprzeczne polecenia,
• akceptowanie ryzykownych skrótów,
• różnica między procedurą a rzeczywistymi warunkami,
• przekonanie, że wynik jest ważniejszy niż sposób wykonania pracy.

Dobre szkolenie pomaga te mechanizmy nazwać. Daje uczestnikom możliwość rozmowy o prawdziwych sytuacjach, a organizacji – dostęp do informacji, których często nie widać w dokumentach.

Sekura Medio – szkolenia oparte na praktyce

W Sekura Medio prowadzimy szkolenia w sposób, który angażuje uczestników i odnosi wymagania prawne do rzeczywistych warunków pracy.

Wykorzystujemy ćwiczenia, analizę przypadków, pytania problemowe i doświadczenia uczestników. Nie ograniczamy się do przekazania wiedzy. Pomagamy pracownikom i kadrze kierowniczej rozpoznawać zagrożenia, analizować sposób organizacji pracy oraz formułować konkretne propozycje zmian.

Prowadzimy między innymi:

• szkolenia BHP dla pracowników i osób kierujących pracownikami,
• Odpowiedzialność prawna Pracodawcy i osób kierujących pracownikami,
• szkolenia dotyczące organizacji bezpiecznej pracy,
• szkolenia z zakresu prac przy urządzeniach energetycznych,
• warsztaty rozwijające kulturę bezpieczeństwa.

Program i sposób prowadzenia szkolenia dopasowujemy do specyfiki organizacji, stanowisk pracy oraz rzeczywistych wyzwań występujących w zakładzie.

Dzięki temu szkolenie może być nie tylko realizacją obowiązku, ale również impulsem do poprawy komunikacji, organizacji pracy i bezpieczeństwa.

Lider nie musi znać każdej odpowiedzi

Rolą przełożonego nie jest samodzielne rozwiązywanie wszystkich problemów.

Dobry lider pomaga zespołowi myśleć. Pyta o przyczyny, możliwe konsekwencje i propozycje działań. Jednocześnie jasno pokazuje, że zgłaszanie zagrożeń jest potrzebne i nie prowadzi do kary za sam fakt ujawnienia problemu.

Zasada „nie przychodź tylko z problemem” ma sens pod jednym warunkiem: pracownik musi mieć prawo przyjść z propozycją, która nie będzie idealna.

To właśnie reakcja lidera zdecyduje, czy następnym razem pracownik przyjdzie z rozwiązaniem, zgłosi sam problem, czy wybierze milczenie.

A w obszarze bezpieczeństwa pracy milczenie może być najdroższą z możliwych reakcji.

Krzysztof Dudziak

Najczęściej zadawane pytania

Czy pracownik powinien zgłaszać problem, jeśli nie ma gotowego rozwiązania?

Tak. Brak gotowego rozwiązania nie powinien powstrzymywać pracownika przed zgłoszeniem zagrożenia, nieprawidłowości lub problemu organizacyjnego. Szczególnie w obszarze BHP szybkie przekazanie informacji może zapobiec wypadkowi.

Warto jednak zachęcać pracowników, aby — w miarę swoich możliwości — przedstawiali również własne obserwacje i propozycje działań.

Jak lider powinien reagować na zgłoszony problem?

Przełożony powinien przede wszystkim wysłuchać pracownika, dopytać o szczegóły i ocenić możliwe konsekwencje sytuacji.

Zamiast od razu szukać winnego, warto zapytać o przyczynę problemu, dotychczasowe działania oraz możliwe rozwiązania. Taka reakcja zwiększa szansę, że pracownicy będą zgłaszać również kolejne zagrożenia.

Czy każda propozycja pracownika musi zostać wdrożona?

Nie. Nie wszystkie pomysły będą możliwe do zastosowania ze względów prawnych, technicznych, organizacyjnych lub finansowych.

Ważne jest jednak, aby propozycja została potraktowana poważnie, a pracownik otrzymał informację, dlaczego dane rozwiązanie zostało przyjęte, zmodyfikowane albo odrzucone.

Dlaczego pracownicy ukrywają problemy i zagrożenia?

Najczęstszą przyczyną jest obawa przed krytyką, ośmieszeniem lub konsekwencjami. Pracownicy mogą również uważać, że zgłoszenie niczego nie zmieni, zwłaszcza jeśli wcześniejsze uwagi były ignorowane.

Na otwartość zespołu wpływa więc nie tylko formalny system zgłoszeń, ale przede wszystkim codzienna reakcja przełożonych.

Jak zachęcić pracowników do proponowania rozwiązań?

Pomagają proste pytania: „Co według Ciebie można zmienić?”, „Jak ograniczyć to ryzyko?” lub „Czego potrzebujesz, aby wykonać zadanie bezpieczniej?”.

Warto również omawiać zgłoszone pomysły podczas odpraw, informować o wdrożonych zmianach i doceniać osoby, które zwracają uwagę na zagrożenia.

Jak szkolenie BHP może wspierać kulturę bezpieczeństwa?

Dobre szkolenie BHP nie ogranicza się do przedstawienia przepisów. Powinno angażować uczestników w analizowanie rzeczywistych sytuacji, rozpoznawanie przyczyn zagrożeń i przygotowywanie propozycji usprawnień.

Ćwiczenia oparte na konkretnych stanowiskach pracy pozwalają ujawnić problemy, których często nie widać w dokumentacji.

Jakie ćwiczenia warto stosować podczas szkoleń dla kierowników?

Skuteczne są zadania odnoszące się do codziennej pracy. Przykładowe pytanie brzmi: „Co może pójść źle, jeśli pracownik będzie chciał wykonać to zadanie szybko?”.

Następnie uczestnicy wskazują jedną zmianę organizacyjną, która może ograniczyć ryzyko. Takie ćwiczenie rozwija umiejętność przechodzenia od problemu do konkretnego działania.

Dla kogo przeznaczone są praktyczne szkolenia Sekura Medio?

Szkolenia Sekura Medio są kierowane między innymi do pracowników, osób kierujących pracownikami, kadry zarządzającej oraz osób odpowiedzialnych za organizację bezpiecznej pracy.

Zakres i forma zajęć mogą zostać dopasowane do specyfiki zakładu, stanowisk pracy i rzeczywistych wyzwań występujących w organizacji.

Dlaczego warto wybrać Sekura Medio jako partnera szkoleniowego?

Sekura Medio łączy wymagania prawne z praktyczną analizą warunków pracy. Podczas szkoleń wykorzystywane są ćwiczenia, dyskusje i przykłady odnoszące się do codziennych sytuacji uczestników.

Dzięki temu szkolenie może nie tylko zwiększać wiedzę, ale również wspierać komunikację, zaangażowanie pracowników i rozwój kultury bezpieczeństwa.

a